Společnost OEZ je komplexním dodavatelem produktů a služeb v oblasti nízkonapěťových elektrických obvodů. S přibližně 2 000 zaměstnanci, více než 70 lety zkušeností na českém trhu a nedávno dosaženými 10 lety partnerství se společností Siemens má v současnosti jednu z nejmodernějších továren v České republice. Společnost OEZ uvedla na trh systém Industry 4.0, který představuje čtvrtou fázi průmyslové revoluce, pro kterou je charakteristická digitalizace výrobních technologií. Společnost OEZ vlastní certifikát na integrovaný systém řízení kvality, životního prostředí, zdraví v práci a bezpečnosti.
Společnost OEZ dostává objednávky od svých dodavatelů jako přílohu k e-mailu ve formátu PDF. Objednávky poté manuálně přepisuje šest prodejních asistentů přiřazených konkrétním zákazníkům do systému SAP ERP. Systém SAP ukládá veškeré informace potřebné k vyřízení objednávky, například ID zákazníka, DIČ, číslo objednávky, dodací podmínky, datum přijetí, položky (kód a množství) atd. Dokumenty je třeba zpracovat co nejrychleji během přibližně tří hodin. Tento aktuální stav je časově náročný kvůli ručnímu přepisu, kontrolám a opravám kódů. Tlak na rychlé vyřízení objednávky v souladu s výše uvedenými požadavky způsobuje nepřesnosti ve vstupech pro výrobu, a vyžaduje proto následně jejich vyhledávání a opravy.
Společnost Konica Minolta proto poskytla analýzu optimalizace procesu za účelem automatizace zpracování dat v příchozích objednávkách. Příchozí e-mail s objednávkou ve formátu PDF se automaticky extrahuje. Všechna požadovaná data, jako jsou data hlavičky, kódy objednávek a řádkové položky, jsou rozpoznána a jejich přesnost se porovná s interní databází. Data se automaticky zkontrolují a kódy se převedou do standardizovaného formátu vyžadovaného aplikací OEZ. Každá objednávka je automaticky přesměrována příslušnému asistentovi, který provede „pouze“ kontrolu nebo menší změnu. Takto ověřené objednávky jsou pak automaticky odeslány do systému SAP.
Jelikož měla platforma OEZ velmi omezené možnosti pro úpravu stávajících systémů, bylo nejprve nutné ověřit koncept a potvrdit, zda bude možné integrovat řešení se stávajícími rozhraními (SAP). Po úspěšném potvrzení kompetencí a možností systému na základě ověření konceptu zakoupila společnost OEZ softwarovou licenci pro finální implementaci zahrnující automatické přiřazení objednávek, ověření příslušným asistentem, integraci s databází třetích stran a školení uživatelů.
Nové řešení přináší velké úspory času a nižší chybovost v procesu objednávky a s tím související úspory z eliminace nesprávně zadaných objednávek. Společnost Konica Minolta pomohla výrazně snížit celkový čas potřebný k zadání objednávky do systému. Rychlost automatizace se zvýšila a počet chyb se snížil. Současně platí, že ověření objednávky dnes provádí tři lidé (ve špičce čtyři). Jedná se o významné zlepšení oproti předchozí situaci, kdy během dne bylo plně obsazeno 6 osob. Výstupem automatické extrakce objednávek je také prohledávatelný soubor PDF vhodný pro digitální archivaci a efektivní fulltextové vyhledávání. Tímto způsobem jsou dokumenty metadat připraveny na budoucí nasazení systému správy dokumentů s důvěryhodnou archivací.