Oblast compliance má stále větší celosvětový význam a je pro nás v rámci naší společenské odpovědnosti velmi důležité.
"Compliance" znamená dodržování nebo soulad s určitými pravidly nebo zákazy, zejména těmi, které jsou stanoveny v závazných právních předpisech, jako je např.
Compliance zahrnuje dodržování naší firemní etiky stanovené v našich vnitřních předpisech, zejména Etickém kodexu a Chartě korporátního chování, zpřístupněné každému zaměstnanci prostřednictvím intranetu, a má nejvyšší prioritu pro všechny naše kroky a činnosti společnosti. Výslovně se zavazujeme k odpovědnosti nejen za dosažení ekonomického růstu, ale také za plnění našich společenských povinností a přispívání společnosti.
Ve společnosti KONICA MINOLTA je dodržování právních předpisů a vnitřních směrnic samozřejmostí. Praxe však ukazuje, že porušení ve firmách přesto nelze vyloučit. I nezúčastnění zaměstnanci o nich neinformují nadřízené, ať už z neznalosti, z důvodu domnělé ochrany firmy či ze strachu z nevýhod. Uvědomujeme si, že pouhá vědomost o nedostatcích může být skutečně zatěžující i pro jinak nezúčastněné zaměstnance. Střídá se u nich loajalita ke společnosti a ke kolegům. Nechtějí někoho neprávem obvinit, ale zároveň nechtějí krýt protiprávní jednání nebo být spoluodpovědní za případné škody z něj vyplývající. Neodhalená porušení compliance mohou rychle nabýt existenčně ohrožujícího rozsahu a mít masivní důsledky pro všechny zúčastněné strany, zejména pokud si již příslušné orgány nedostatků všimly.
Compliance také znamená zajištění dodržování zákonných ustanovení a firemních pravidel a podpora zaměstnance v tomto směru. Za tímto účelem jsme vytvořili potřebné struktury, které zaručují znalost pravidel a pomoc při odhalování případných porušení a nedostatků.
Whistleblowing označuje oznamování protiprávního jednání, ke kterému dochází v souvislosti s prací oznamovatelů (tzv. whistleblowerů). Hlavním cílem ochrany oznamovatelů je umožnit odhalovat protiprávní jednání odehrávající se na pracovišti nebo při výkonu pracovní nebo jiné obdobné činnosti, o kterých zaměstnanci a osoby v podobném postavení za normálních okolností zaměstnavatele nebo příslušné státní orgány neinformují. Ochrana oznamovatelů je základním prostředkem boje proti korupci a dalšímu nežádoucímu jednání, které je v rozporu s veřejným zájmem. Ochrana oznamovatelů je s účinností od 17. 12. 2021 poskytována na základě Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení úprava Unie. Tato Směrnice rámcově vymezuje také oblasti, s nimiž oznamované protiprávní jednání musí souviset. Směrnice byla do českého právního řádu transponována zákonem o ochraně oznamovatelů a souvisejícím změnovým zákonem s účinností k 1. 8. 2023. Pověřenou osobou, která přijímá, prošetřuje a navrhuje opatření k nápravě zjištěného protiprávního jednání, byla určena Mgr. Jitka Dvořáková, Legal Counsel & Compliance Officer. Oznámení může podat fyzická osoba (oznamovatel) a musí obsahovat informace o možném protiprávním jednání, které porušuje příslušný právní předpis, a o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností. Oznámení lze podat:
Zákon stanoví, že do 7 kalendářních dnů oznamovatel musí obdržet potvrzení o tom, že oznámení bylo přijato, a nejpozději do 30 dnů od přijetí oznámení by oznamovatel měl obdržet vyrozumění o tom, jakým způsobem bylo oznámení posouzeno. Lhůta na prošetření může být ve složitých případech dvakrát prodloužena o 30 dnů (celkem tedy na 90 dnů). Oznámení lze podat i anonymně, to však s sebou nese jisté nevýhody. Je na rozhodnutí společnosti, zda se rozhodne přijímat a prošetřovat i anonymní oznámení. Taková oznámení však v každém případě nemusí vyřizovat ve lhůtách a způsobem stanoveným zákonem o ochraně oznamovatelů. Ochrana podle tohoto zákona nicméně náleží původně anonymnímu oznamovateli až od chvíle, kdy je jeho totožnost odhalena osobě, která by jej mohla vystavit odvetnému opatření. Společnost KONICA MINOLTA se zavazuje, že proti oznamovateli nepodnikne žádná opatření a že jej bude chránit před případnou odvetou ze strany nadřízených/kolegů.